¿Qué es RPA y cómo Funciona?

La Robotic Process Automation, o Automatización de Procesos Robóticos, representa una innovadora tecnología que se encarga de automatizar tareas manuales y repetitivas. A diferencia de un robot físico que operaría en la industria, los RPA emplean robots de software, sin involucrar máquinas físicas. Estos robots de software no realizan labores físicas, sino que controlan los procesos digitales al emular las acciones realizadas por un ser humano en una interfaz de usuario. 

Siguiendo una analogía con los trabajadores humanos, los robots RPA tienen la capacidad de registrarse en múltiples aplicaciones y sistemas, lo que les permite llevar a cabo tareas rutinarias basadas en reglas predefinidas. Entre sus funciones se incluye el llenado de formularios, la transferencia de archivos, la extracción de datos de documentos, y la posibilidad de automatizar por completo procesos empresariales. La liberación de estas capacidades mediante la automatización robótica de procesos ofrece la oportunidad de que los empleados dediquen su tiempo a actividades de mayor valor agregado. 

Una de las principales ventajas radica en la facilidad de implementación de esta tecnología. La automatización robótica de procesos se puede incorporar como un producto independiente en sistemas ya existentes, sin necesidad de llevar a cabo costosas modificaciones en el software o alteraciones en la infraestructura informática de la empresa. Los robots RPA son versátiles, pueden ser utilizados en diversos sistemas y son capaces de interactuar con otros programas de software, sin estar limitados a aplicaciones específicas. 

¿Cuándo es posible automatizar un proceso? 

Para que un robot de software pueda determinar cuáles procesos ejecutar y cómo hacerlo, es necesario que cuente con datos estructurados de antemano. Los procesos idóneos para la automatización mediante RPA son aquellas secuencias de trabajo estandarizadas y basadas en reglas. Estos procesos siguen invariablemente las mismas instrucciones y experimentan escasas o nulas variaciones. También se prestan a la automatización robótica de procesos las actividades de larga duración que normalmente requieren intervención manual por parte de los usuarios y, por ende, presentan un alto riesgo de errores. 

Una secuencia específica prescribe los flujos de proceso al robot y, por lo general, se representan en forma de diagramas de flujo que sirven de orientación para las acciones del sistema RPA. Dado que el robot de software sigue rigurosamente las mismas reglas de decisión, cada paso del proceso debe estar detallado en el diagrama de flujo. 

Si el robot dispone de toda la información necesaria en una estructura adecuada, puede operar según el flujo de trabajo previamente establecido y llevar a cabo las tareas de manera automática y a alta velocidad. No obstante, si falta algún paso o si los datos están incompletos, el robot digital podría generar resultados erróneos. Por lo tanto, los procesos que experimentan cambios frecuentes o que carecen de criterios de decisión claros son menos aptos para la automatización. En caso de que se modifiquen las especificaciones de los flujos de proceso previamente definidos, estos pueden ajustarse con flexibilidad en cualquier momento 
 

¿En qué áreas de aplicación resulta beneficiosa la RPA?  

La solución innovadora de RPA se revela como un recurso valioso en diversos sectores y para una amplia gama de aplicaciones. Siempre que las tareas repetitivas puedan ser asumidas por la inteligencia artificial, esta tecnología contribuye a la automatización de procesos. En función del sector, la robótica puede conferir una ventaja competitiva significativa e incluso llegar a ser un elemento imprescindible para el éxito económico de una empresa. Algunos ejemplos de casos de uso típicos en las respectivas industrias incluyen: 

Servicio de atención al cliente: 

• Tratamiento automatizado de las consultas de los clientes. 

• Fácil mantenimiento de los datos de los clientes. 
• Verificación rápida de documentos. 

Contabilidad: 

• Gestión de facturas digitales. 
• Fácil modificación de los datos maestros en el cálculo de la nómina. 

• Procesos automatizados de notificación de transacciones. 

Servicios financieros: 

• Administración sencilla de las solicitudes. 
• Fácil mantenimiento de la cuenta. 
• Tratamiento automatizado de las facturas entrantes y salientes. 

Salud: 

• Procesamiento sencillo de los expedientes de los pacientes. 
• Rápida transferencia de datos desde los subsistemas. 
• Procesos automáticos de facturación y análisis. 

Recursos Humanos: 

• Establece una estructura para incorporaciones y despidos. 
• Rápida actualización de los datos de los empleados. 
• Preparación sin complicaciones de los contratos de trabajo. 

Ventas y marketing: 

• Creación de informes de forma sencilla. 

• Rápida emisión de presupuestos. 
• Envío automático de newletters 

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